Nebenkostenabrechnung

Was ist die Nebenkostenabrechnung?

Haben Sie mit Ihrem Vermieter im Mietvertrag bestimmte Vorauszahlungen für Nebenkosten vereinbart, erhalten Sie als Mieter am Ende des Jahres eine sogenannte Nebenkostenabrechnung.

In dieser Abrechnung werden Sie darüber informiert, ob sich die von Ihnen gezahlten Nebenkosten auch tatsächlich mit den angefallenen Betriebskosten decken.

In den seltensten Fällen ist das der Fall – meist bekommt der Mieter entweder Geld zurück oder er muss nachzahlen.

Das liegt vor allem daran, dass Faktoren wie das Heizverhalten des Mieters, die Energiepreisentwicklung oder die Temperaturen im Winter nur schwer vorauszusagen sind.

Schnell kommt allerdings die Frage auf, welche Kosten in der Nebenkostenabrechnung eigentlich aufgelistet sind und ob diese da auch wirklich reingehören.

Auch die Frage, nach welchem Schlüssel die Nebenkosten eigentlich auf die verschiedenen Mietparteien im Haus verteilt werden, spielt eine Rolle.

  • Können Sie als Mieter überprüfen, ob die Nebenkostenabrechnung korrekt ist? 
  • Wie entdecken Sie unberechtigte Forderungen des Vermieters? 
  • An wen kann man sich im Zweifelsfall für eine Prüfung wenden?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen,

  • wie eine Nebenkostenabrechnung aussehen muss,
  • was alles zu den Nebenkosten zählt,
  • was es mit dem Verteilerschlüssel auf sich hat und
  • welche Fristen von Mietern und Vermietern einzuhalten sind.
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Inhaltsverzeichnis

Was gehört in die Nebenkostenabrechnung?

Welche Kosten der Vermieter umlegen darf, ist im Mietvertrag geregelt.

Es ist die Umlage von folgenden Posten möglich:

  • Grundsteuer: 
    • Der Vermieter darf die Grundsteuer für die Immobilie bzw. das Haus auf den Mieter umlegen. Zu 100 % wenn die Immobilien alleine bewohnt wird und anteilig, wenn mit man z. B. mit dem Vermieter im Haus wohnt.
  • Kaltwasser und Abwasser: 
    • Regenwasser, Niederschlagswasser und Oberflächenwasser dürfen vom Vermieter als Kosten für Entwässerung berechnet werden.
  • Allgemeinstrom: 
    • Hierzu zählt Strom für die Bereiche, die von allen Mietern genutzt werden, z. B. die Beleuchtung von Außenanlagen, Treppen, Fluren, Bodenräumen, Keller und Waschküchen.
  • Wohngebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung für das Haus:
    • Diese Versicherungskosten sind Teil der Betriebskosten.
  • Gartenpflege: 
    • Kosten für die Pflege und einzelne Pflanzen, die ersetzt werden müssen. 
    • Gartenneuanlagen gehören nicht dazu.
  • Hausmeister bzw. Hauswart: 
    • Hierzu zählen entsprechende Kosten für das Gehalt und die Sozialversicherungsbeiträge des Hausmeisters. 
    • Es dürfen ausschließlich Hausmeistertätigkeiten abgerechnet werden. 
    • Verwaltungstätigkeiten oder Reparaturen zählen nicht dazu.
  • Reinigung: 
    • Kosten für Reinigungspersonal und Putzmittel für z. B. die Treppenreinigung dürfen umgelegt werden.
  • Straßenreinigung
    • Kosten für die regelmäßige Straßenreinigung, aber auch Räum- und Streukosten bei Schnee bzw. Eis zählen ebenfalls zu den Nebenkosten.
  • Müllabfuhr
  • Schornsteinreinigung
  • Wartungskosten: 
    • Für Aufzüge oder Rauchmelder, wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist.
  • Kabelanschluss: 
    • Kosten für den Kabelanschluss dürfen nur umgelegt werden, wenn im Mietvertrag vereinbart wurde, dass der Vermieter den Service-Vertrag mit einem Anbieter abschließt. 
    • Ab dem Jahr 2024 kann der Mieter den Anbieter selbst wählen. 

Warmwasser- und Heizkosten werden separat nach Verbrauch abgerechnet. Diese sind in der Regel detailliert in einer Einzelabrechnung der Energie- und Betriebskosten aufgeführt.

Nicht zu den Nebenkosten gehören übrigens Kosten für die Hausverwaltung oder Reparaturen.

Schon gewusst? 

Die Vorauszahlungen für Heiz- und Betriebskosten werden basierend auf der Heizkostenabrechnung für das kommende Jahr angepasst.

Auch andere Faktoren können eine Rolle spielen: Steigen die Energiepreise beispielsweise plötzlich massiv an, wie es im Jahr 2022 der Fall war, müssen Mieter im Folgejahr mit deutlich höheren Nebenkostenvorauszahlungen rechnen. 

Achtung: Durch die enorm gestiegenen Energiepreise gehen viele Nebenkostenabrechnungen auch mit einer deftigen Nachzahlung einher. 

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Welche Entlastungen gibt es bei den Nebenkosten?

Im September 2022 hat jeder Arbeitnehmer mit seinem Monatsgehalt eine zu versteuernde Energiepauschale von 300 € ausgezahlt bekommen. Rentner haben ebenfalls eine Energiepauschale von 300 € erhalten.

Als weitere Entlastungsmaßnahme müssen Gaskunden den monatlichen Abschlag im Dezember 2022 nicht bezahlen. In der Regel hat der Vermieter den Vertrag mit dem Energieversorger geschlossen.

Darum ist vielen Menschen unklar, was sie von der sogenannten Dezember-Soforthilfe erwarten können. Der Vermieter steht in der Pflicht, seinen Mietern ein Infoschreiben diesbezüglich zu schicken.

Allerdings wird erst die Nebenkostenabrechnung 2022, die Sie 2023 erhalten, Klarheit darüber bringen. 

Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen?

Folgende Punkte müssen in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden:

  • Mietvertrags-Nr., Name des Mieters bzw. der Mieter, Adresse der Wohnung
  • Umlageschlüssel (z. B.: Nutzfläche)
  • Abrechnungsperiode (Kalenderjahr, 365 Tage)
  • Nutzungszeitraum Mieter (Ohne Umzug: Zeitraum = 365 Tage)
  • Summe der Gesamtkosten gem. Abrechnung
  • Summe der Vorauszahlungen
  • Sich daraus ergebende Rückzahlung oder Nachzahlung

Wie werden Nebenkosten bei mehreren Parteien verteilt?

Die Verteilung der Nebenkosten geschieht über einen Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel. Dabei werden die Kosten oft anteilig über die Nutzfläche der Wohnung oder über die Anzahl der im Haus lebenden Personen verteilt.

Auch nicht vermietete Wohneinheiten müssen dabei mitberücksichtigt werden. Denn die Kosten hierfür trägt der Vermieter.

Gut zu wissen: Ziehen Sie im Laufe des Jahres in eine neue Wohnung, dürfen Ihnen die Betriebskosten nur anteilig für den Zeitraum berechnet werden, in dem Sie die Wohnung auch bewohnt haben. 

Die Verteilung der Heizkosten wird von der Heizkostenverordnung bestimmt, um den monatlichen Wärmeverbrauch zu gewichten. Bei der Berechnung wird auch die Zwischenablesung berücksichtigt.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen?

Spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung vorlegen. Geschieht das nicht, hat er keinen Anspruch mehr auf eventuelle Nachzahlungen, denn die Nebenkostenabrechnung verjährt.

Die Nebenkostenabrechnung für 2022 muss also bis Ende 2023 vorliegen.

Ausnahme: Hat der Vermieter keine Schuld an der Verspätung der Abrechnung, gilt das nicht. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Mieter unbekannt verzogen ist oder die Abrechnung eines Versorgers nicht rechtzeitig vorlag.

Wie lange habe ich Zeit, die Nebenkosten zu zahlen?

Eine Nachzahlung wird fällig, wenn die tatsächlichen Nebenkosten die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters übersteigen.

Sie haben als Mieter 30 Tage Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu begleichen. Ob Sie einverstanden sind oder nicht, spielt dabei keine Rolle – die Zahlung muss in diesem Zeitraum erfolgen. 

Tipp: Sollten Sie die Nachzahlung nicht auf einmal leisten können, fragen Sie Ihren Vermieter, ob eine Ratenzahlung möglich ist.

Wann gibt es eine Rückzahlung?

Sind die geleisteten Vorauszahlungen höher als die tatsächlich angefallenen Nebenkosten, erhalten Sie eine Rückzahlung.

Auch diese Erstattung muss 30 Tage nach Zustellung der Nebenkostenabrechnung erfolgen.

Gut zu wissen:

  • Die fristgerechte Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist im Falle einer Rückzahlung unerheblich. Das Recht des Mieters auf die Rückzahlung bleibt bestehen.
  • Der Vermieter muss aber binnen 30 Tage nach Zugang der Nebenkostenabrechnung den zuviel gezahlten Betrag zurückerstatten.
  • Abweichende Regelungen zur Rückzahlung können aber im Mietvertrag vereinbart werden.

Nebenkostenabrechnung prüfen

Es empfiehlt sich die Nebenkostenabrechnung nach Erhalt zu prüfen.

Sie haben dabei Anspruch auf die Einsicht in Originalabrechnungen (Belegeinsicht). Sie dürfen die Rechnungen auch abfotografieren oder kopieren.

In der Regel findet die Einsicht im Büro des Vermieters oder der Verwaltung statt. Örtliche Mietervereine oder auch unsere telefonische Rechtsberatung können bei der Beurteilung der Unterlagen helfen. 

Wenn Sie als Mieter den Rechtsschutz für selbstgenutzte Wohneinheiten versichert haben, helfen wir Ihnen von der Beratung bis zum gerichtlichen Verfahren weiter. 

Finden Sie Fehler in der Nebenkostenabrechnung, sollten Sie unbedingt Einspruch einlegen.

Achtung: Achten Sie dabei auf die geltenden Fristen. Schalten Sie innerhalb von 14 Tagen einen Rechtsanwalt ein und klären Sie fragliche Punkte bzw. fordern Sie eine neue Abrechnung an.

Bedenken Sie dabei, dass rechtliche Schritte meist mit Kosten verbunden sind.

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen

In unserem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Widerspruch gegen eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung einlegen können.

Wie kann ich mich gegen falsche Nebenkostenabrechnungen schützen?

Manchmal lässt es sich nicht vermeiden, einen Anwalt einzuschalten.

Sei es zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung oder danach, um legitime Ansprüche durchzusetzen.

Mit einer Rechtsschutzversicherung können Sie das Thema ein wenig entspannter angehen.

Doch Vorsicht: Der einfache Privat-, Berufs- und Verkehrs-Rechtsschutz reicht hier nicht aus. Als Mieter muss auch der Versicherungsschutz für selbstgenutzte Wohneinheiten als Erweiterung mit abgeschlossen werden.

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